Toàn quốc: Offboading Là Gì? Quy Trình Xin Nghỉ Việc Chi Tiết Nhất Cho Doanh Nghiệp

Offboarding là gì? Xây dựng quy trình Offboarding như thế nào? Nếu bạn đang tìm hiểu về chủ đề này hãy cùng tham khảo các thông tin được chia sẻ trong bài viết sau đây của Ninja để biết cách ứng dụng cho bản thân và doanh nghiệp, công ty của mình nhé!

​

I. Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình chính thức tách biệt giữa một nhân viên và một công ty thông qua việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu. Quy trình xin nghỉ việc bao gồm các quyết định và hoạt động sau khi một nhân viên quyết định nghỉ việc. Bao gồm những điểm sau:
- Tổ chức buổi tiệc chia tay.
- Chuyển giao trách nhiệm công việc của nhân viên đó.
- Hủy kích hoạt quyền truy cập và mật khẩu nội bộ của công ty.
- Chuyển giao các thiết bị hỗ trợ công việc.
- Thực hiện cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập phản hồi.
Qua quá trình này, đảm bảo rằng nhân viên rời đi với tâm trạng tốt và hài lòng. Ngoài ra, quy trình giải quyết thôi việc này còn bao gồm việc phân công lại công việc cho các thành viên trong nhóm và đào tạo nhân sự mới.

II. Cách xây dựng hiệu quả và chi tiết quy trình Offboarding là gì?

Trên thực tế, mỗi công ty sẽ có một quy trình nghỉ việc của nhân viên khác nhau. Điều này còn phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô hoạt động, chức vụ của nhân viên nghỉ việc,…
Sau đây là những bước cơ bản để tạo nên một quy trình cho nghỉ việc hoàn chỉnh. Bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng thực tế vào doanh nghiệp của mình.

1. Giải quyết yêu cầu nghỉ việc

Khi một nhân viên xin nghỉ việc, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xử lý thông tin nghỉ việc như sau:
- Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng
Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động để nhân viên ký xác nhận việc nghỉ việc.
- Lập kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc
Chuẩn bị kế hoạch cho cuộc phỏng vấn sau nghỉ việc. Có thể diễn ra trong buổi gặp mặt chia tay hoặc sự kiện liên quan.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan
Gửi thông báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự, để bắt đầu kế hoạch đăng tuyển hoặc điều động nhân sự mới thay thế.

2. Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, tài liệu liên quan

Bộ phận nhân sự và bộ phận quản lý nhân viên nghỉ việc sẽ tiến hành chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục cần thiết. Bao gồm:
- Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nghỉ việc của nhân viên.
- Bản cam kết của nhân viên với doanh nghiệp về bảo mật thông tin.
- Biên bản bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên.
- Biên bản kiểm kê các trang thiết bị mà công ty đã đầu tư cho nhân viên sử dụng trong quá trình làm việc.
- Giấy tờ liên quan đến công nợ, thuế, bảo hiểm và các vấn đề tài chính khác của nhân viên.
- Giấy mời buổi tiệc liên hoan chia tay nhân viên.

3. Lập kế hoạch bàn giao công việc

Việc bàn giao công việc cho người mới hoặc nhân viên khác trong doanh nghiệp giúp đảm bảo sự liên tục. Đồng thời không bị ảnh hưởng đến hoạt động của đội nhóm hoặc bộ phận. Các bước thực hiện bao gồm:
- Xác định vị trí thay thế
- Chuẩn bị tài liệu và thông tin
- Bàn giao công việc
- Hỗ trợ và theo dõi

4. Thực hiện phỏng vấn thôi việc

Cuộc phỏng vấn sau khi nghỉ việc đóng vai trò quan trọng trong việc. Cho phép nhân viên chia sẻ ý kiến, quan điểm và nhận xét về công ty, môi trường làm việc, quy trình và chính sách nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp nhận ra những vấn đề cần cải thiện và tạo ra những thay đổi tích cực.

5. Hủy bỏ các quyền và thu hồi tài khoản

Để đảm bảo tính bảo mật và quản lý tài khoản sau khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần thực hiện các bước sau:
- Thu lại và lấy lại tất cả thiết bị và tài sản do công ty cấp cho nhân viên trước khi họ nghỉ việc. Bao gồm ID, máy tính xách tay, điện thoại di động, và bất kỳ tài sản công ty nào khác.
- Xóa quyền truy cập của nhân viên vào email và các hệ thống và nền tảng nội bộ khác.
- Thay đổi cài đặt để chuyển hướng email và cuộc gọi đến nhân viên nghỉ việc hoặc đầu mối liên hệ mới.
- Cập nhật sơ đồ tổ chức công ty.
- Xóa tên nhân viên khỏi lịch làm việc và các cuộc họp công ty để đảm bảo rằng họ không còn được liên kết với các sự kiện và cuộc họp trong tương lai.
- Thông báo cho các nhóm, đối tác và khách hàng liên quan về sự thay đổi trong nhân sự.

6. Kết thúc quy trình Offboarding

Để kết thúc quy trình Offboarding, tổ chức một buổi tiệc chia tay là một ý tưởng tuyệt vời. Buổi tiệc này sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt giữa cả hai bên và tạo điều kiện cho sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp được thể hiện.