Tổ chức hội thảo là một hoạt động phổ biến trong nhiều lĩnh vực, nhằm chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và kết nối cộng đồng. Tuy nhiên, để tổ chức hội thảo thành công, bạn cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm việc xin giấy phép tổ chức hội thảo. Vậy tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không và bao gồm những thủ tục nào? Cũng VietPower theo dõi ngay nhé! Tổ chức hội thảo có phải xin giấy phép không? 1. Quy mô và nội dung hội thảo Hội thảo nhỏ, nội dung đơn giản: Không cần xin giấy phép. Ví dụ như hội thảo nội bộ công ty, hội thảo chuyên đề dành cho một nhóm nhỏ người tham dự. Hội thảo lớn, nội dung quan trọng: Cần xin giấy phép. Ví dụ như hội thảo quốc tế, hội thảo thu hút đông đảo người tham dự, hội thảo về các lĩnh vực nhạy cảm như chính trị, tôn giáo,... 2. Địa điểm tổ chức hội thảo Tổ chức tại trụ sở công ty, cơ quan nhà nước: Có thể không cần xin giấy phép, tùy thuộc vào quy định của đơn vị tổ chức và nội dung hội thảo. Tổ chức tại địa điểm công cộng, nhà hàng, khách sạn: Cần xin giấy phép của cơ quan quản lý địa phương nơi tổ chức. 3. Hình thức tổ chức hội thảo Hội thảo miễn phí: Có thể không cần xin giấy phép, nhưng cần thông báo cho cơ quan quản lý địa phương biết. Hội thảo thu phí: Cần xin giấy phép và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định. Thủ tục và hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo 1. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép Cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức hội thảo phụ thuộc vào quy mô và tính chất của hội thảo. Hội thảo trong nước: Hội thảo cấp tỉnh: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh. Hội thảo cấp huyện: Phòng Văn hóa, Thể thao và Du lịch huyện. Hội thảo quốc tế: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. 2. Hồ sơ xin giấy phép Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo bao gồm các loại giấy tờ sau: Công văn xin phép tổ chức hội thảo: Do đơn vị tổ chức hội thảo lập, ghi rõ mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo. Đề án tổ chức hội thảo: Bao gồm các nội dung như: mục tiêu, nội dung chương trình, danh sách diễn giả, danh sách khách mời, dự kiến kinh phí, phương án bảo vệ an ninh trật tự. Văn bản đồng ý của các cơ quan liên quan: Nếu hội thảo có nội dung liên quan đến lĩnh vực an ninh, quốc phòng, ngoại giao, v.v. thì cần có văn bản đồng ý của các cơ quan liên quan. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp: Đối với đơn vị tổ chức hội thảo là doanh nghiệp. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động tổ chức phi chính phủ hoặc Quyết định thành lập tổ chức phi chính phủ: Đối với đơn vị tổ chức hội thảo là tổ chức phi chính phủ. 3. Thời hạn nộp hồ sơ Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo tối thiểu là 30 ngày trước ngày tổ chức hội thảo. 4. Quy trình xét duyệt hồ sơ Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và trả lời bằng văn bản trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ. Một số lưu ý khi xin giấy phép tổ chức hội thảo 1. Xác định rõ loại hình hội thảo Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ loại hình hội thảo mình muốn tổ chức, bao gồm: Hội thảo quốc tế: Là hội thảo có sự tham gia của đại biểu từ hai quốc gia trở lên. Hội thảo trong nước: Là hội thảo chỉ có sự tham gia của đại biểu trong nước. Hội thảo chuyên ngành: Là hội thảo tập trung vào một lĩnh vực cụ thể, ví dụ như hội thảo về y tế, giáo dục, công nghệ,... Hội thảo tổng hợp: Là hội thảo bao quát nhiều lĩnh vực khác nhau. Việc xác định đúng loại hình hội thảo sẽ giúp bạn xác định cơ quan có thẩm quyền cấp phép và chuẩn bị hồ sơ phù hợp. 2. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo thường bao gồm các loại giấy tờ sau: Đơn xin cấp phép tổ chức hội thảo: Theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Kế hoạch tổ chức hội thảo: Chi tiết về nội dung, thời gian, địa điểm, số lượng đại biểu, chương trình hội thảo,... Danh sách đại biểu tham dự: Bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của đại biểu. Báo cáo về an ninh trật tự: Do cơ quan công an cấp địa phương cấp. Giấy phép kinh doanh (nếu có): Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Các giấy tờ khác liên quan: Tùy theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền để biết danh sách cụ thể các loại giấy tờ cần thiết. 3. Nộp hồ sơ xin cấp phép Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo thường được nộp trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Một số trường hợp có thể nộp hồ sơ qua bưu điện hoặc qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ xin cấp phép thường là ít nhất 15 ngày trước ngày diễn ra hội thảo. Tuy nhiên, bạn nên nộp hồ sơ sớm hơn để có thời gian khắc phục nếu có sai sót. 4. Một số lưu ý khác Phí cấp phép: Mức phí cấp phép tổ chức hội thảo sẽ tùy thuộc vào loại hình hội thảo, quy mô hội thảo và địa điểm tổ chức. Thời hạn hiệu lực của giấy phép: Giấy phép tổ chức hội thảo thường có thời hạn hiệu lực trong vòng 30 ngày. Chịu trách nhiệm: Cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức hội thảo có trách nhiệm đảm bảo hội thảo diễn ra đúng theo nội dung đã được cấp phép. Xin giấy phép tổ chức hội thảo là một thủ tục cần thiết để đảm bảo hội thảo được tổ chức an toàn, hợp pháp. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc chuẩn bị hồ sơ và nộp xin cấp phép tổ chức hội thảo. Nguồn: https://viet-power.vn/to-chuc-hoi-thao-co-phai-xin-giay-phep-khong/
